上大學之後,一直在尋找簡單好用的記帳方式,嘗試過許多不同的記帳軟體,都不太能符合自己的需求。
最後乾脆自己做一個,用 Google 試算表做出簡單、好用、跨平台、雲端編輯、雲端同步、圖表、免費,適合學生的記帳表格,概觀如下圖:
目錄:
(零) 更新紀錄
2015/12/25 更新日期條件設定,記帳表現在會自動以顏色標記「今天的日期」。
2015/08/18 更新總統計表的圖表,以下面三張新圖表取代舊的圖表。
如果您在 2015/08/18 之前複製我的記帳表範例建立副本的話,不用再重新複製一次,請到https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AjJD72Kwb7mEdHg0OFZHZW9iTkVxRk9tQlRhWU5YOEE
在下方 總圖表(新) 按右鍵,點選 複製到
,然後選擇您之前建立的副本即可。
如果您是第一次看到這篇文章的話,不用做任何事,繼續往下看。
(一) 記帳表需要那些功能?
上大學之後,一直在尋找簡單好用的記帳方式,嘗試過許多不同的記帳軟體,都不太能符合自己的需求。我理想中的記帳軟體功能為:
- 簡單、好用
- 跨平台,電腦、平板、手機皆可編輯
- 雲端編輯、同步
- 圖表統計數據
- 免費
- 以學生或個人為主
如果不需要雲端功能的話,其實很多免費的記帳軟體就夠用了,例如:豬頭記帳。
Chrome App Store 和手機上面也有許多可雲端同步的記帳 App,只是我用得都不太習慣,功能要不是太簡單,要不就是太複雜且須額外收錢。
到處都找不到適合的記帳軟體,最後乾脆用 Google Sheet 自己畫表格,沒想到效果還挺不錯的,就這樣一用也用了兩年多,以下跟大家分享使用方式。
(二) 建立自己的記帳表
您可以自己在 Google 試算表建立記帳表,做法就跟傳統的 Excel 一樣。
您也可以複製我的記帳表至您的 Google 雲端硬碟,當成範本來修改,作法如下:
1. 登入 Google 帳號
在瀏覽器登入您的 gmail,登入完成後,開啟這份記帳試算表範本:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AjJD72Kwb7mEdHg0OFZHZW9iTkVxRk9tQlRhWU5YOEE
2. 建立試算表副本
點選檔案→建立副本。
註:如果您目前沒有登入 gmail 的話,無法選擇建立副本!請按試算表右上角的登入按鈕。
接著填入適當的檔案名稱,例如:
- 王小明的記帳表
- 交大金城武的記帳表
- 三重劉德華的記帳表
請不要打勾 "口與同樣的協作者共用"
這個選項。
回到您 Google 雲端硬碟的主畫面,可以看見剛剛建立的記帳表副本(王小明的記帳表),表示這個記帳表現在是屬於您的了。
(三) 記帳表操作方式
在 Google 雲端硬碟點兩下開啟您的記帳表。
1. 介面總覽
記帳表主頁面大致可以分成幾個區塊,如下圖:
- 畫面中間的藍色區塊:主要的記帳區域,在這邊填入消費金額以及備註。試算表會自動依據填入的內容改變格子的背景顏色。
- 畫面右方的綠色區塊:自由標記欄位,可用來該日的事項。舉例來說,當那天有重訓時,我會在該欄位打星號。
- 畫面下方的紫色區塊:自動依據藍色區塊的內容做統計,不須修改。
- 畫面右方的紫色區塊:自動依據藍色區塊的內容做統計、畫圓餅圖,不須修改。
- 畫面左方的紅色區塊:年份及月分,當新增新的月份的記帳表時,需要做修改。
- 畫面右方的紅色區塊:需填入這個月的預算(預設 18,500)。
- 畫面下方的紅色區塊:主選單,用來新增、移除、選取不同月分記帳表、觀看總表、水電瓦斯表等等。
2. 記帳
把金額以及備註填入對應的日期、項目即可。
3. 新增、刪除月份
新增月份:
- 在下方工作表列,把滑鼠移到目前的月份(ex: 2015/1)
- 按右鍵→複製
- 重新命名新創立的工作表(ex: 2015/1 的副本 → 2015/2)
- 刪除中間的記帳紀錄,修改左方的年份與日期,完成!
刪除月份:
- 在下方工作表列,把滑鼠移到欲刪除的月份(ex: 範例 2013/4)
- 按右鍵→刪除。
4. 調整中間藍色區塊的格子背景顏色
試算表會自動依據填入的內容改變格子的背景顏色。預設為:
- 文字:淺灰色
- 金額 250 以下:黃色
- 金額 500:淺紅
- 金額 1000:桃紅
- 金額 1000 以上:深紅
若要更改設定,請圈選記帳區域(預設 B4:S34)後按右鍵→條件式格式設定。
5. 使用 Google 試算表的探索功能
除了我預設的圖表之外,您也可以根據自己的記帳需求建立圖表。
若您覺得建立圖表太過麻煩,或是您只是想快速得知某些訊息時,可以嘗試看看使用 Google 試算表的探索功能。
請點選試算表最右下角如下圖的星號標籤,即可開啟探索功能。
探索功能會在右邊開一個小區塊,該區塊會依照您目前滑鼠選擇的區域,用智慧化的方式去判斷「妳想得到那些資訊」,接著再將這些資訊用圖表呈現。
舉例來說,請將滑鼠游標從「本月概觀」的「項目」欄位拖曳到「住宿百分比」欄位,此時探索區塊會聰明的判斷出「喔~妳應該是想要看他們佔的比例吧」,於是顯示出圓餅圖給您看:
由圖可見,探索頁面產生的圓餅圖與我們支出分布的圓餅圖是完全相同的。
依此類推,善用 Google 試算表的探索功能,即可快速從資料中取出圖表資訊。
6. 附錄之其他表格
工作表中附錄的 總統計表格 和 瓦斯天然氣 的使用方式也很簡單。
大家可自行摸索看看,有任何問題也可留言提問。
(四) 平板、手機也可隨時記帳
此記帳表格其實就是 google 試算表,因此只要能編輯 google 試算表的裝置都能編輯記帳表。
Android 裝置
連上 google play 商店,下載 google 試算表 這個 APP。
開啟 google 試算表 APP,找到記帳表檔案(e.g. 王小明的記帳表),開啟它。
點兩下格子,即可輸入金額與備註等等,操作方式跟電腦版一模一樣。
iOS 裝置
與 Android 裝置大同小異。
(五) 記帳表不足的部分
這個記帳表是以學生或個人為目標,故有幾個缺點:
無法表現出同一天的多筆同類型支出:這種情形很少見,如果遇到了,把其中一個消費記在相鄰的另一天就可以了。畢竟比較大筆的支出都應該留下收據作保存,查詢收據即可確定實際消費日期,若小筆的支出沒必要太計較正確的消費日期。
沒有股票、基金、貸款、外幣等支出:我認為這些非單純的支出,不該跟日常支出混合在一起,這些支出應該 refer 到其交易紀錄 。
只計算支出,沒計算收入:收入這種東西比較謹慎,因此我會 refer 到銀行或郵局的交易紀錄,記帳表頂多也是做總統計而已。
不過這些充其量是我的看法,Google 試算表最大的優點就是它的彈性很高,有任何不滿意的地方,您都可以依照自己的需求做修改,創造最適合自己的記帳表。