April 9, 2015

複製貼上格式 與 批次處理相同格式的字串

最近幫公務人員處理資料時,發現他們因為不太了解一些觀念,導致文書處理效率不佳。

  • 複製貼上的基本概念。

  • 如何有效率的對同格式的字串做處理,例如同時在一堆人名後方加上 ‘君’ 這個字。

王小明  =>  王小明 君
李大同  =>  李大同 君
林老北  =>  林老北 君
...

這篇文章簡單提出幾種做法來增進文書處理效率。


目錄


(一) 複製也會複製排版格式

我們從 word 或 excel 複製資料時,除了看得見的文字/數值外,也會複製到看不見的排版格式

然而有時後我們只要複製資料,而不要那些格式,因此在貼上的時候就要特別注意。

1. Word、Excel、Powerpoint 右鍵選項

在 Word、Excel、Powerpoint 內按右鍵,即可選擇 僅貼上值

  • Word

  • Excel

  • Powerpoint

2. 快捷鍵 ctrl + shift + v

Windows 系統中,程式預設的快捷鍵通常如下:

// 複製
ctrl + c

// 貼上(含格式)
ctrl + v

// 僅貼上值
ctrl + shift + v

也就是說,使用 ctrl + shift + v 可達到僅貼上值的效果。

3. 先貼在純文字的編輯器內,再複製一遍

如果上面的方法都不成功,可以直接將目前複製的內容貼在 記事本、Editor 等文字編輯器內。

由於這些文字編輯器通常不支援任何排版格式,故並不會將那些格式也貼上來,只會貼上純值

此時再將剛剛貼上的純值複製起來,之後不管貼到哪裡都會是純值了。


(二) 簡易批次處理相同格式的字串

處理公文時有時候會想把相同格式的字串刪掉部分內容,例如將梯次刪除只留申請順序:

// 梯次-申請順序  ->  申請順序
3-5566  ->  5566
3-5567  ->  5567
3-5568  ->  5568
3-6012  ->  6012
2-4144  ->  4144
...

或是補上相同的字尾,例如同時在一堆人名後方加上 ‘君’ 這個字:

王小明  ->  王小明 君
李大同  ->  李大同 君
林老北  ->  林老北 君
...

上述兩個例子若要一個一個變更十分麻煩,下面介紹幾種可以一次處理完的方法。

1. 用 Excel 的 VBA 處理

若資料儲存在 Excel 內,可直接使用 Excel 的 VBA 程式庫來處理,例如這篇幾教學文章:

2. 在 Word 用 alt 選取

第二個方法是將您要處理的字串複製到 word 內,開新檔案並貼上。

3-5566
3-5567
3-5568
3-6012
2-4144

接著按住鍵盤 alt 鍵,然後按住滑鼠左鍵拖曳選取範圍,最後按 delete 刪掉就可以了。

alt 鍵 可以讓我們在 word 內垂直選取文字,在某些情況下十分實用。

3. 進階文字編輯器

進階文字編輯器如 Notepad++Sublime Text 都提供 Multiple Selections 的功能。

按住 滑鼠中鍵 拖曳即可啟用 Multiple Selections。

作法可參考此教學影片: Sublime Text 2 Tutorials #6 - Using Multi Select