January 2, 2015

用 Google 試算表做免費實用的雲端記帳

上大學之後,一直在尋找簡單好用的記帳方式,嘗試過許多不同的記帳軟體,都不太能符合自己的需求。

最後乾脆自己做一個,用 Google 試算表做出簡單、好用、跨平台、雲端編輯、雲端同步、圖表、免費,適合學生的記帳表格,概觀如下圖:


目錄


(零) 更新紀錄

2015/12/25 更新日期條件設定,記帳表現在會自動以顏色標記「今天的日期」。

2015/08/18 更新總統計表的圖表,以下面三張新圖表取代舊的圖表。

如果您在 2015/08/18 之前複製我的記帳表範例建立副本的話,不用再重新複製一次,請到

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AjJD72Kwb7mEdHg0OFZHZW9iTkVxRk9tQlRhWU5YOEE

在下方 總圖表(新) 按右鍵,點選 複製到,然後選擇您之前建立的副本即可。

如果您是第一次看到這篇文章的話,不用做任何事,繼續往下看。


(一) 記帳表需要那些功能?

上大學之後,一直在尋找簡單好用的記帳方式,嘗試過許多不同的記帳軟體,都不太能符合自己的需求。我理想中的記帳軟體功能為:

  • 簡單、好用
  • 跨平台,電腦、平板、手機皆可編輯
  • 雲端編輯、同步
  • 圖表統計數據
  • 免費
  • 以學生或個人為主

如果不需要雲端功能的話,其實很多免費的記帳軟體就夠用了,例如:豬頭記帳。

Chrome App Store 和手機上面也有許多可雲端同步的記帳 App,只是我用得都不太習慣,功能要不是太簡單,要不就是太複雜且須額外收錢。

到處都找不到適合的記帳軟體,最後乾脆用 Google Sheet 自己畫表格,沒想到效果還挺不錯的,就這樣一用也用了兩年多,以下跟大家分享使用方式。


(二) 建立自己的記帳表

您可以自己在 Google 試算表建立記帳表,做法就跟傳統的 Excel 一樣。

您也可以複製我的記帳表至您的 Google 雲端硬碟,當成範本來修改,作法如下:

1. 登入 Google 帳號

在瀏覽器登入您的 gmail,登入完成後,開啟這份記帳試算表範本:

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AjJD72Kwb7mEdHg0OFZHZW9iTkVxRk9tQlRhWU5YOEE

2. 建立試算表副本

點選檔案→建立副本。

註:如果您目前沒有登入 gmail 的話,無法選擇建立副本!請按試算表右上角的登入按鈕。

接著填入適當的檔案名稱,例如:

  • 王小明的記帳表
  • 交大金城武的記帳表
  • 三重劉德華的記帳表

不要打勾 "口與同樣的協作者共用" 這個選項。

回到您 Google 雲端硬碟的主畫面,可以看見剛剛建立的記帳表副本(王小明的記帳表),表示這個記帳表現在是屬於您的了。


(三) 記帳表操作方式

在 Google 雲端硬碟點兩下開啟您的記帳表。

1. 介面總覽

記帳表主頁面大致可以分成幾個區塊,如下圖:

  • 畫面中間的藍色區塊:主要的記帳區域,在這邊填入消費金額以及備註。試算表會自動依據填入的內容改變格子的背景顏色。
  • 畫面右方的綠色區塊:自由標記欄位,可用來該日的事項。舉例來說,當那天有重訓時,我會在該欄位打星號。
  • 畫面下方的紫色區塊:自動依據藍色區塊的內容做統計,不須修改。
  • 畫面右方的紫色區塊:自動依據藍色區塊的內容做統計、畫圓餅圖,不須修改。
  • 畫面左方的紅色區塊:年份及月分,當新增新的月份的記帳表時,需要做修改。
  • 畫面右方的紅色區塊:需填入這個月的預算(預設 18,500)。
  • 畫面下方的紅色區塊:主選單,用來新增、移除、選取不同月分記帳表、觀看總表、水電瓦斯表等等。

2. 記帳

把金額以及備註填入對應的日期、項目即可。

3. 新增、刪除月份

新增月份:

  1. 在下方工作表列,把滑鼠移到目前的月份(ex: 2015/1)
  2. 按右鍵→複製
  3. 重新命名新創立的工作表(ex: 2015/1 的副本 → 2015/2)
  4. 刪除中間的記帳紀錄,修改左方的年份與日期,完成!

刪除月份:

  1. 在下方工作表列,把滑鼠移到欲刪除的月份(ex: 範例 2013/4)
  2. 按右鍵→刪除。

4. 調整中間藍色區塊的格子背景顏色

試算表會自動依據填入的內容改變格子的背景顏色。預設為:

- 文字:淺灰色
- 金額 250 以下:黃色
- 金額 500:淺紅
- 金額 1000:桃紅
- 金額 1000 以上:深紅

若要更改設定,請圈選記帳區域(預設 B4:S34)後按右鍵→條件式格式設定。

5. 使用 Google 試算表的探索功能

除了我預設的圖表之外,您也可以根據自己的記帳需求建立圖表。

若您覺得建立圖表太過麻煩,或是您只是想快速得知某些訊息時,可以嘗試看看使用 Google 試算表的探索功能。

請點選試算表最右下角如下圖的星號標籤,即可開啟探索功能。

探索功能會在右邊開一個小區塊,該區塊會依照您目前滑鼠選擇的區域,用智慧化的方式去判斷「妳想得到那些資訊」,接著再將這些資訊用圖表呈現。

舉例來說,請將滑鼠游標從「本月概觀」的「項目」欄位拖曳到「住宿百分比」欄位,此時探索區塊會聰明的判斷出「喔~妳應該是想要看他們佔的比例吧」,於是顯示出圓餅圖給您看:

由圖可見,探索頁面產生的圓餅圖與我們支出分布的圓餅圖是完全相同的。

依此類推,善用 Google 試算表的探索功能,即可快速從資料中取出圖表資訊。

6. 附錄之其他表格

工作表中附錄的 總統計表格瓦斯天然氣 的使用方式也很簡單。

大家可自行摸索看看,有任何問題也可留言提問。


(四) 平板、手機也可隨時記帳

此記帳表格其實就是 google 試算表,因此只要能編輯 google 試算表的裝置都能編輯記帳表。

Android 裝置

連上 google play 商店,下載 google 試算表 這個 APP。

開啟 google 試算表 APP,找到記帳表檔案(e.g. 王小明的記帳表),開啟它。

點兩下格子,即可輸入金額與備註等等,操作方式跟電腦版一模一樣。

iOS 裝置

與 Android 裝置大同小異。


(五) 記帳表不足的部分

這個記帳表是以學生或個人為目標,故有幾個缺點:

無法表現出同一天的多筆同類型支出:這種情形很少見,如果遇到了,把其中一個消費記在相鄰的另一天就可以了。畢竟比較大筆的支出都應該留下收據作保存,查詢收據即可確定實際消費日期,若小筆的支出沒必要太計較正確的消費日期。

沒有股票、基金、貸款、外幣等支出:我認為這些非單純的支出,不該跟日常支出混合在一起,這些支出應該 refer 到其交易紀錄 。

只計算支出,沒計算收入:收入這種東西比較謹慎,因此我會 refer 到銀行或郵局的交易紀錄,記帳表頂多也是做總統計而已。

不過這些充其量是我的看法,Google 試算表最大的優點就是它的彈性很高,有任何不滿意的地方,您都可以依照自己的需求做修改,創造最適合自己的記帳表。

VoiceTube 看影片學英文